Sascha Heide: Die Vorteile liegen auf der Hand: Klimaschutz, Einsparung von Reisezeit und -kosten, sowie geringere Budgets eröffnen mit der Planung und Veranstaltung von Online-Kongressen neue Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Mitarbeiter und Kunden effektiv zu erreichen und ihre Botschaften zu kommunizieren. Kongresse funktionieren auch online. Das (Home)Office ist das neue Kongresszentrum. Stunden- oder tagelang wertvolle Lebenszeit auf Bahnhöfen und Flughäfen, in Tagungshotels oder Kongresszentren zu verbringen, kann der Vergangenheit angehören. Online-Kongresse bieten für Veranstalter und Teilnehmer enorme Vorteile. Wir erklären Ihnen in einfachen Schritten, wie Sie Ihren Online-Kongress ohne großen Personalaufwand und mit überschaubaren Kosten erfolgreich planen und veranstalten können. Sehr gern stehe ich für eine Beratung zur Verfügung. Ich freue mich auf Ihren Kontakt:0361-5581187

eMail an Sascha

In 6 Schritten den eigenen Online-Kongress planen und veranstalten

Top 1: Titel, Ziele und Zielgruppen definieren

Den wichtigsten Punkt stellen wir gleich an erste Stelle. Definieren Sie ganz konkret Ihr Vorhaben. Zu welchem Thema wollen Sie Ihren Online-Kongress abhalten? Eine gute Marktanalyse hilft Ihnen dabei, aus einer guten Idee ein erfolgsversprechendes Online-Kongress-Programm zu entwickeln. Aber beachten Sie: Virtuelle Kongresse sind mehr als eine Ansammlung von Vorträgen. Vor dem finalen Go für Ihren Online-Event sollten Sie Ihre Zielgruppen definieren. Dabei muss unbedingt realistisch eingeschätzt werden, wie groß diese ist und wie Sie sie erreichen wollen. Ist Ihre Analyse positiv verlaufen und steht Ihr Thema fest, benötigen Sie einen guten Titel. Dieser sollte vor allem aussagefähig in Bezug auf die Inhalte sein. Vermeiden Sie unbedingt eine Ansammlung von Buzzwords. Viele Kongress-Profis erarbeiten sich die Inhalte nach der folgenden Reihenfolge: Thema – Ziele – Inhalte und zum Schluss der Titel. Die Ausarbeitung der Inhalte zu Ihrem Fachgebiet für den Online-Kongress ist die Fleißarbeit. Dabei müssen Sie nicht alles selbst ausarbeiten. Binden Sie frühzeitig Ihre Referenten, Gastredner und Ihre Partner für Rahmenprogramme ein. Jeder modern umgesetzte Online-Kongress wird mit passenden virtuellen Begleitprogrammen aufgewertet. Dabei sind z. B. der Fitness-Break mit Olympiasiegern oder der Abschluss-Event mit lässigen Künstlern das Salz in der Suppe. Möchten Sie viele Inhalte gut miteinander verbinden, macht auch eine externe Moderation, z. B. durch die TV- und Eventmoderatorin Saskia Naumann, Sinn. Eine intelligente Software-Lösung bietet Ihnen von Anfang an viele Optionen, um den gewünschten und benötigten digitalen Content für Inhalte und Rahmenprogramme zu verarbeiten. Damit kommen wir zum 2. Baustein für Ihre erfolgreiche Online-Kongress-Planung.

Top 2: Software Lösungen für Online-Kongresse

Die IT-Anbieter und Software-Möglichkeiten sind am Markt sehr umfangreich und ganz schnell kann man den Überblick verlieren. Über 100 Mio. Suchergebnisse liefert Ihnen Google bei der Suche nach „Software Online Kongress“. Wenn Sie neben der Planung und Organisation eines Online-Kongresses auch noch andere Aufgaben im Job zu erledigen haben, empfiehlt es sich dringend eine All in One Software-Lösung zu suchen und zu nutzen. Eine ausgereifte Online-Kongress-Software sollte in der Basis mindestens über Tools, wie Content-Verwaltung, Programmplanung, Website-und App-Erstellung, Chat, Umfragen, Matchmaking, Breakout-Sessions und Teilnehmermanagement verfügen. Tools für die Aktivierung und Platzierung von Sponsoren und ein Ticketing-System mit Bezahlfunktion kann darüber hinaus genauso hilfreich sein, wie die Option den gesamten, beim Online-Kongress produzierten, Content on Demand in einer Mediathek im Nachgang zur Verfügung stellen zu können. Gute Beispiele sind die Plattformen Converia, EventMobi und Evenito. Jeder professionelle Softwareanbieter, wie auch das Team von Lombego Systems GmbH, die Converia betreiben, liefert Ihnen eine kostenfreie Demoversion oder noch besser, gibt Ihnen eine Online-Vorführung. Entscheiden Sie sich letztendlich für einen Anbieter, der Ihnen alles aus einer Hand und vor allem anwenderfreundlich liefern kann. Eine gute Online-Event-Software ist intuitiv auch für Einsteiger und Non-Professionals im Kongress-Business. 

Top 3: Anmeldeprozesse und Teilnehmermanagement

Bei Online-Kongressen gibt es keine Begrenzung der Teilnehmerzahlen. Das bedeutet aber auch, dass die Teilnehmerdaten nicht wie oft bei Tagungen oder Meetings per Mails oder in Excel verwalten werden können und sollten. Der Anmeldeprozess muss simple für Einzelpersonen, aber auch für ganze Gruppen funktionieren. Stellen Sie vorab fest, welche Daten Sie von den Teilnehmern abfragen möchten und dringend benötigen. Weniger ist dabei mehr, denn langwierige Anmeldeprozesse führen oft zu einer erhöhten Absprungrate. Achten Sie darauf, dass im Anmeldeprozess verschiedene Marketing- und Vertriebs-Optionen zur Verfügung stehen. Zusätzliche Teilnehmer lassen sich z.B. mit Early Bird-Tickets oder Rabatt- und Tageskarten gewinnen. Ein gut durchdachtes Teilnehmermanagement-Tool hilft Ihnen vor, während und nach der Online-Konferenz jeden Teilnehmer individuell, aber nicht händisch oder einzeln zu betreuen. Eine automatische Buchungsbestätigung, der Ticketversand sowie Programm-Updates und News sollten zeitgemäß vollautomatisiert sein. Zum Thema Datenschutz finden Sie Hinweise unter Punkt 5.

Top 4: Professionelles Streaming-Studio oder Homeoffice-Lösung

Aus Budgetsicht kommt jetzt eine der besten Informationen. Nur ca. 10-20% der Online-Kongresse nutzen eine komplexe Studio-Lösung für die Produktion. Das spart enorm am Budget in den sonst üblichen Kongress-Kosten für Location, Ausstattung mit Mobiliar, Bühnenbau, Licht-, Ton und Videotechnik uvm. Nichtsdestotrotz gibt es keine vernünftige virtuelle Bühne zum Nulltarif. Den Content können Sie in der Software optisch ansprechend aufbereiten, jeder Referent muss zwangsläufig ins rechte Licht gerückt werden. Um eine entsprechende und ansprechende Bühnensituation kommen Sie also auch im kleinen Fall nicht drum herum. Achten Sie auf einen geordneten Background. Eine weiße Wand ist angebrachter, als ein unaufgeräumtes Office. Alles, was störend oder ablenkend im Sichtfeld für den Zuschauer zu sehen ist, führt zu einem Niveau- und Qualitätsverlust Ihres Online-Events. Wichtiger aber als eine sauber ausgeleuchtete Konferenzbühne ist der Sound. Ein schlechter Sound ist bei dem Online-Format unverzeihlich. Bis zu einem gewissen Anspruch können Online-Kongresse aus dem (Home)Office heraus produziert werden. Im B2B-Bereich werden Sie sehr schnell an Ihre Grenzen stoßen und einen technischen Dienstleister in Anspruch nehmen müssen. Sehr zuverlässige Eventtechnik-Supplier sind z.B. PMS Professional Media Service GmbH & Co.KG, BEVT und die TSE AG. Sehr schnell kommt in der Budgetplanung ein fünfstelliger Betrag für Technik, Personal und Reisekosten zusammen. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden werden, ein Bühnen-Technik-Check, spätestens am Vortrag des Kongresses, gehört auf Ihre to-do-Liste.

Top 5: Datenschutz und DSGVO

Wenn Sie einen kostenfreien Online-Kongress für jedermann ohne Anmeldung planen, können Sie diesen Punkt überspringen. Für alle anderen Planer heißt es aufgepasst beim Datenschutz. Ab dem Moment, wenn Sie Teilnehmerdaten für Ihr Marketing verwenden, sich Interessenten online registrieren sollen oder Sie für mögliche Sponsoren Daten aufbereiten möchten, kommen Sie an der DSGVO nicht vorbei. Das für viele Eventplaner immer noch große Schreckensgespenst lässt sich aber ganz einfach in zwei Schritten zähmen. Erstens: Sie nutzen eine DSGVO-konforme Software, die von Hause aus alle Datenschutzrichtlinien im Blick hat und einhält und zweitens, der Server steht in Deutschland (oder mindestens EU) und das Rechenzentrum ist ISO 27007-zertifiziert.

Top 6: Evaluierung

Ist Ihr Online-Kongress gut über die Bühne gegangen, sollte eine aussagefähige Evaluierung nicht fehlen. Nichts ist so perfekt, dass man nicht immer etwas dazu lernen kann. Stellen Sie sich und allen Teilnehmern die richtigen Fragen: z. B. Wurden alle Erwartungen in Bezug auf die Inhalte und Referenten erfüllt? Sprechen Sie mit Ihrem technischen Supplier, was funktionierte und was nicht? Haben Sie die Erwartungen Ihrer Sponsoren erfüllt? Wie gut waren die Planungen und Umsetzung in Bezug auf Timeline und Budget? Je besser Sie reflektieren, worauf Sie beim nächsten Online-Event achten sollten, desto erfolgreicher sind Sie.

Fazit zur Planung von Online-Kongressen

Virtuelle Kongresse sind heutzutage kein Meisterwerk mehr – ein Walk in the Park allerdings auch nicht. Erfolgreiche Planer gehen strategisch bei der Planung und der Umsetzung vor. Definieren Sie zuerst ein Thema, spezialisieren Sie sich damit auf eine Zielgruppe und gehen Sie erst mit einem komplett schlüssigen Konzept auf die Suche nach der richtigen Software. Sind Sie im Bereich Online-Events ein Einsteiger oder Non-Professional, nutzen Sie auf jeden Fall eine All in One Software-Lösung und holen Sie einen technischen IT-Experten ins Boot, der Ihnen die Arbeit mit Licht-, Ton- und Streamingtechnik abnimmt. Beim Kongressmanagement gehört die Zukunft den Online-Formaten – seien Sie dabei!

Ideen für Rahmenprogramme bei Online-Kongressen

Was sind die Vorteile von Online-Kongressen?

Für Kongressplaner sind die enormen Zeit- und Kosteneinsparung ein großer Vorteil. Müssen auch nicht hunderte Teilnehmer anreisen und übernachten, so sind Online-Kongresse im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen klimafreundlicher.

Wie beginne ich mit der Planung eines Online-Events?

Machen Sie sich zuerst eine Übersicht zu Ihren Zielen, die Sie mit Ihrem Online-Event erreichen möchten. Welche Botschaften wollen Sie an welchen Teilnehmerkreis kommunizieren? Für die Umsetzung gibt es viele Wege. Ohne klare Ziele für Ihr Vorhaben, sind die Chancen gering, den besten Weg einzuschlagen.

Warum sind das Thema und ein guter Titel so wichtig?

Ihr Thema ist der Kern des Online-Kongresses. Ein verständlicher und aussagefähiger Titel beflügelt Ihr Marketing. Die Ausarbeitung des Themas in Verbindung mit dem passenden Titel sind konzeptionelle Fleißarbeit, ohne die sich kein Erfolg einstellen wird.

Wie definiere ich meine Zielgruppe?

Planen Sie ein Online-Kongress für Mitarbeiter, haben Sie diese Frage schnell beantwortet. Soll Ihr Kongress öffentlich sein, recherchieren Sie nach Schnittmengen von Ihrem Thema zum Zielpublikum. Machen Sie Ihre Zielgruppe nicht zu breit, denn sonst verschwenden Sie unnütz Marketingbudget. Eine gute Selektion geht vor dem Gießkannenprinzip.

Welche Software nutze ich für ein Online-Kongress?

Online-Kongresse, die einfach in ihrer Struktur sind, funktionieren auch mit vielen tausend Teilnehmern sehr gut u.a. mit Zoom. Legen Sie allerdings Wert auf Branding, ein Teilnehmermanagamenttool, Breakout-Sessions uvm., dann funktioniert das nur professionell mit einer individuellen Softwarelösung. Es gibt inzwischen unzählige Softwareanbieter. Anbieter sind z.B. hopin, livestorm und Converia.

Wie kann ich meine Teilnehmer einladen?

Haben Sie alle Daten der Teilnehmer, können Sie den Link zum Online-Kongress ganz einfach per Mail versenden. Planen Sie einen öffentlichen Online-Kongress, sollten Sie eine Software mit einem Teilnehmermanagement-Tool nutzen. Viele Lösungen haben auch bereits eine Bezahlfunktion integriert.

Wie verwalte und organisiere ich die Teilnehmerdaten?

Möchten Sie Ihre Teilnehmer im Vorfeld mit News zum Kongress versorgen oder im Nachgang Infos zu den Vorträgen oder den Zugang zu einer Mediathek zu Verfügung stellen, geht das sinnvoll nur mit einer Online-Kongress-Software, mit der Sie Ihre Teilnehmerdaten DSGV-konform managen können.

Funktionieren Online-Kongresse auch ohne ein Studio mit einer Bühne?

Die meisten Online-Kongresse benötigen kein Studio mit einer großen Bühne. Achten Sie auf eine gute Ausleuchtung der Referenten. Noch wichtiger als die Optik, ist der Ton.

Was muss ich beim Datenschutz beachten?

Verwalten Sie mit Ihrem Online-Kongress Teilnehmerdaten, z. B. bei einer Registrierung, muss DSGVO-konform gearbeitet werden. Jede gute Online-Kongress-Software hat ein Teilnehmermanagement, die in der Regel alle Bestimmungen beachtet und Ihnen schon viel Arbeit abnimmt.