Firmenevent & Recht – Was Unternehmen wissen müssen

Unter einem Firmenevent versteht man betriebliche Veranstaltungen wie Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Jubiläen, Teamevents, Kick-off-Meetings oder auch Incentive-Reisen. Sie haben immer zwei Dimensionen: den sozialen Zweck (Teambuilding, Motivation, Kundenbindung) und die rechtliche Dimension.

Gerade weil ein Firmenevent oft außerhalb der regulären Arbeitszeit oder sogar an ungewöhnlichen Orten stattfindet, sind rechtliche Fragen unvermeidlich: Wer haftet im Schadensfall? Zählt die Zeit als Arbeitszeit? Wie hoch dürfen Kosten pro Mitarbeiter steuerfrei sein? Eine rechtssichere Planung schafft Klarheit – für das Unternehmen ebenso wie für die Mitarbeitenden. Damit diese Fragen gar nicht erst zum Problem werden, lohnt es sich, frühzeitig Expertenrat einzuholen. Auf Hirschfeld.de erhalten Sie praxisnahe Tipps und Unterstützung, wie Sie Ihr Firmenevent professionell und rechtssicher gestalten.

Ein zentraler Punkt bei einem Firmenevent ist die arbeitsrechtliche Einordnung.

• Teilnahmepflicht: Grundsätzlich sind Firmenevents freiwillig. Niemand darf gezwungen werden, teilzunehmen. Wird die Teilnahme jedoch als Teil der Arbeitszeit definiert (beispielsweise bei Workshops, Seminaren oder Pflichtveranstaltungen), gelten andere Regeln.

• Arbeitszeit: Betriebsfeiern oder gemeinsame Ausflüge zählen in der Regel nicht als Arbeitszeit – es sei denn, das Event dient unmittelbar der Arbeitserfüllung.

• Gleichbehandlung: Nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) müssen alle Beschäftigten eingeladen werden – unabhängig von Position, Arbeitszeitmodell oder Vertragsart. Eine Einladung nur für bestimmte Abteilungen kann rechtliche Risiken bergen.

• Disziplinarisches Verhalten: Kommt es während des Events zu Fehlverhalten (beispielsweise Alkoholmissbrauch, Belästigung, Aggression), können arbeitsrechtliche Konsequenzen wie Abmahnungen oder im Extremfall Kündigungen folgen.

Firmenevents sind auch steuerlich von großer Bedeutung. Für Unternehmen gilt eine Freigrenze von derzeit 110 € pro Mitarbeiter und Veranstaltung (inklusive Mehrwertsteuer). Solange diese Grenze eingehalten wird, bleibt die Teilnahme für die Beschäftigten lohnsteuer- und sozialabgabenfrei. Überschreiten die Kosten jedoch diesen Betrag, ist der volle Betrag steuerpflichtig. Die Steuerbefreiung ist zudem auf maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr begrenzt.

Wichtig ist auch eine lückenlose Dokumentation: Teilnehmerlisten, Kostenaufstellungen und Rechnungen müssen aufbewahrt werden, um die steuerliche Anerkennung sicherzustellen. Eine klare Abgrenzung ist ebenfalls notwendig – Incentive-Reisen für ausgewählte Top-Mitarbeiter gelten nicht als steuerfreie Betriebsveranstaltung, sondern als geldwerter Vorteil und sind entsprechend zu versteuern. 

Auch bei bester Organisation können Unfälle passieren. Deshalb sind Haftungs- und Versicherungsfragen entscheidend:

• Unfallversicherung: Nimmt ein Mitarbeiter an einer offiziellen Betriebsveranstaltung teil, greift in der Regel die gesetzliche Unfallversicherung – egal ob im Betrieb oder an einem externen Ort.

• Haftung des Unternehmens: Schäden, die durch das Unternehmen verursacht oder nicht verhindert wurden (beispielsweise mangelhafte Sicherheitsvorkehrungen), können zu einer Haftung führen.

• Zusatzversicherungen: Empfehlenswert sind Event-Haftpflichtversicherungen oder sogar spezielle Policen für Ausfall, Wetter oder Sachschäden.

Gerade in Zeiten von Social Media spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle bei Firmenevents. Das Fotografieren und Filmen von Mitarbeitenden ist nur mit deren ausdrücklicher Einwilligung erlaubt, da Bilder ohne Zustimmung nicht veröffentlicht werden dürfen. Auch bei der Verwaltung von Teilnehmerdaten, etwa über Anmeldelisten oder digitale Tools, müssen die Vorgaben der DSGVO strikt eingehalten werden. Unternehmen sind zudem gut beraten, klare interne Regeln für den Umgang mit Social Media festzulegen, damit alle Beteiligten wissen, welche Inhalte im Zusammenhang mit dem Event veröffentlicht werden dürfen und wo Grenzen gesetzt sind. So lassen sich mögliche rechtliche Konflikte vermeiden und die Privatsphäre der Mitarbeitenden wird gewahrt.

Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende haben bei Firmenevents bestimmte Rechte und Pflichten, die nicht unterschätzt werden sollten. Eine klare Kenntnis dieser Regeln sorgt für Fairness, Rechtssicherheit und ein gelungenes Miteinander während der Veranstaltung.