Online-Tagungen und Konferenzen sind in Zeiten erschwerter Bedingungen für Live-Events das Gebot der Stunde. Sie erreichen viele Teilnehmer und kommunizieren sehr konzentriert und auf den Punkt. Vorausgesetzt, Ihre Teilnehmer bleiben am Ball und sind interessiert. Mit einem passenden Rahmenprogramm können Sie das erreichen. Was darüber hinaus noch wichtig ist, erfahren Sie hier:

Ziele

Das Ziel für Ihre Online-Tagung ergibt sich aus der Aufgabenstellung ebenso wie bei Live-Tagungen. Mögliche Schwerpunkte sind einzeln oder als Kombination: -

  • Unternehmensinterne Kommunikation Wissensvermittlung
  • Branding
  • Promotion
  • Erfahrungsaustausch
  • Evaluierung und Auswertung
  • Socializing

Sie müssen sich über die wichtigsten Ziele Ihres virtuellen Kongresses oder Ihrer Online-Tagung vorab unbedingt im Klaren sein, denn die Online-Konferenz-Tools und die weitere Planung hängen davon ab.

Vorüberlegungen

Obligatorische Teilnahme

Diese Online-Tagungen richten sich an eine Zielgruppe, die aufgrund eines ver- traglichen Unterstellungs-Verhältnisses am Event teilnehmen muss. Für die Teilneh- mer ist die aufzuwendende Zeit Arbeitszeit, die Teilnahme daher verpflichtend, wenn sie für den jeweiligen Teilnehmer vorgesehen ist.

Fakultative Teilnahme

Ihre Online-Konferenz richtet sich vorrangig an externe Teilnehmer, die Sie auf- grund eines fehlendes Vertragsverhältnisses nicht zur Teilnahme verpflichten kön- nen. Es handelt sich um Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner oder externe Mitarbeiter.

Ist die Teilnahme kostenpflichtig?

Für Mitarbeiter oder abhängig beschäftigte können Sie die Teilnahme wohl kaum kostenpflichtig machen. Aber für externe Teilnehmer kann dies durchaus sinnvoll sein. Und zwar insbesondere dann, wenn Sie einen sehr guten und exklusiven Con- tent verteilen wollen. Eventuell haben Sie aufwendige und exklusive Interviews mit echten Stars oder Experten produziert, oder Sie vermitteln Kenntnisse mit einem tollen Mehrwert. Denken Sie daran: Der Wert ist nicht umsonst! Haben Sie guten Content dann nehmen Sie eine Gebühr für ein Tagungspakte oder eine Konferenz- Pauschale. Im Gegenzug bieten Sie Downloads oder Texte an, die nur denjenigen zugespielt werden, die auch für die Teilnahme an der virtuellen Tagung bezahlt ha- ben.

Welche Online-Konferenz-Software ist für meine Online-Konferenz geeignet?

Die Erwartungshaltung Ihrer Teilnehmer ist sicher davon geprägt, was diese bisher im Live-Event-Bereich erlebt haben. Diese Erwartungen lassen sich natürlich nicht 1:1 auf Online-Events und Online-Tagungen und Konferenzen übertragen, aber mit einer gewisse Erwartungshaltung Ihrer Gäste in diese Richtung sollten Sie durch- aus rechnen. Dementsprechend wählen Sie die Plattform aus.

Online-Tools für < 100 Teilnehmer

Adobe Connect Meetings
Cisco WebEx Meetings
Clickmeeting
GoToMeeting
Google Meet
Hopin
Iventic
MS Teams
Zoom
Plazz

Online-Tools für > 100 Teilnehmer

Eventmobi
Cisco WebEx Meetings
Events66
Hopin
Iventic
Zoom
Meetyoo
Elopage
Plazz

In 10 Schritten zur perfekten Online-Tagung oder virtuellen Konferenz

 

 

Die Klarheit über Ihre Ziele und die Vorüberlegungen, mit der Auswahl der passenden Online-Konferenz-Tools sind die notwendigen Vorbedingungen, bevor Sie mir diesen 10 Plaungsschritten Ihren Erfolg mit der nächsten virtuellen Tagung organisieren.

1. Inhalte erarbeiten

Wie bei einer Live-Tagung auch, erarbeiten Sie die vorgesehenen inhaltlichen Schwerpunkte. Dieser Abschnitt Ihrer Planung für die Online-Tagung sollte mit ei- ner vorläufigen inhaltlichen Agenda enden.

Anschließend überlegen Sie, welche Mittel für die jeweiligen Punkte am besten ge- eignet sind: Video-Interview, Key-Note, Talk-Runde, Referenten-Vortrag, Webinar, Workshop, Brainstorming usw.. erweitern Sie nun Ihre Agenda um die festgelegten Methoden. Prüfen Sie, ob Ihre Entscheidung für eine Online-Event Software oder Plattform auch die geforderten Methoden abdeckt.

2. Referenten für das Online-Event auswählen und managen

Erarbeiten Sie einen roten Faden, der bei allen Elementen, also auch bei Ihren Speakern zur Anwendung kommt, und so für eine Art Corporate Design Ihrer On- line-Konferenz sorgt. Teilen Sie allen beteiligten Akteuren, also zu vorderst Ihren Speakern klar diese Anforderungen mit. Klären Sie, wie die entsprechenden Inhal- te zu liefern sind, oder sorgen Sie dafür diese unter den entsprechenden Maßga- ben selbst produzieren zu können. In vielen Fällen reicht ein Stativ für den Handy- Mitschnitt aus, aber nicht immer! Manche Online-Konferenzen erfordern eine pro- fessionell ausgeleuchtete und szenisch geschnittene Übertragung, die in jedem Falle zu budgetieren ist. Setzen Sie eine Key-Note besonders in Szene! Bei Live-Elementen vergessen Sie nicht, die Speaker einem Test zu unterziehen. Denken Sie daran, auch wenn der Speaker professionell erscheint und sich auf seine Erfahrun- gen mit Online-Konferenzen beruft.

3. Budget planen

Nutzen Sie Ihre Tools und Erfahrungen bei der Planung von herkömmlichen Tagun- gen. Kosten sind Kosten! Das gilt auch, für IT und Online-Marketing. Eventuell müs- sen Sie am Anfang deutlich mehr recherchieren, da vieles Neuland ist. Planen Sie deshalb für diese Arbeit deutlich mehr Zeit ein, als für Ihr gewohntes Business.

4. Teilnehmer managen

Was für ein Segen bringt in diesem Bereich die schöne neue Welt der Digitalisie- rung. Nutzen Sie in jedem Falle einfache und erprobte Tools für einen vollständig User-geführten Prozess. Nur, wenn Sie diesen Teil ruhigen Gewissens auch mit „Teilnehmer Selbstmanagemnt“ überschreiben können, sind Sie Up to Date. Von der Anmeldung bis zur Endabrechnung je Teilnehmer sollte das System bzw. der User alles für Sie übernehmen.

5. Timeline

Wie bei Präsenz-Tagungen auch ist ein guter Zeitplan wichtig. Wenn die Inhalte ex- klusiv sind, wollen eventuell viele Teilnehmer alle Inhalte abrufen oder streamen können. Zeitliche Überschneidungen sollten daher nur dann stattfinden, wenn sie sinnvoll sind. Wenn alle Workshops gleichzeitig stattfinden, kann es sein, dass Sie deutlich schlechtere Ergebnisse erzielen, weil sich die Teilnehmerzahl aufteilt.

6. Inhalte bereitstellen

Stellen Sie Ihren Konferenz-Teilnehmern die wichtigsten Ergebnisse, aber auch Bei- träge, Vorträge Ihrer Tagung unbedingt auch abrufbar zur Verfügung. Eventuell ge- gen eine Gebühr. Das hängt ganz vom Konzept ab. Tracken Sie die Downloads, so erfahren Sie viel über die Relevanz des Contents Ihrer Konferenz für die jeweilige Zielgruppe.

7. Sponsoren

In Abhängigkeit von Ihrem Gesamtkonzept kann die Einbeziehung von Sponsoren sinnvoll oder notwendig sein. Das Thema ist äußerst umfangreich und weitgehend in den Anfängen. Hierzu später in einem separaten Beitrag mehr.

8. Marketing

Bedenken Sie: Die Hemmschwelle, sich anzumelden ist bei Online-Events deutlich niedriger als bei Präsenz-Veranstaltungen, aber die No-Show-Rate ist auch erheb- lich höher! Es ist viel leichter der Veranstaltung trotz Anmeldung fern zu bleiben, und noch viel leichter mittendrin abzubrechen. Halten Sie Ihre Tagungsgäste bei der Stange. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • erstklassiger Content
  • unterhaltsame Darreichung
  • mitreißende Moderation, evtl. durch Prominente
  • Höhepunkte auf der Timeline verteilen
  • interaktive Elemente
  • Gamification-Ansätze verteilt auf Timeline
  • originelle Rahmenprogramme

In jedem Falle braucht Ihre Online-Konferenz eine eigene Konferenz-Website. Ganz egal ob diese im Intranet oder im Web online ist. Es ist der Ort, an dem sämtliche Workflows Ihrer Online-Tagung zusammenlaufen. Hier finden die Teilnehmer ent- sprechenden Support, aber auch Downloads und sonstige Informationen. Die meisten Online-Konferenz-Tools bieten Bausteine für eine Landing-Page oder eine ganze Website bis hin zu Auswertung- und Bezahlsystemen.

Auf die üblichen Möglichkeiten für eine Teilnahme zu werben sei an dieser Stelle nicht eingegangen, hierzu in einem anderen Beitrag mehr.

9. Durchführung

Wie bei jederm Event kommt der große Tag, an dem Ihre Online-Tagung oder virtuelle Konferenz startet. Halten Sie sich an Ihre Timline oder geben Sie in dringenden Fällen Änderungen rechtzeitig bekannt. Zur Durchführung der Online-Konferenz gehören alle wichtigen Schritte, wie bei einer Präsenzveranstaltung auch - natürlich alles ganz anders. Wenn die Planung aus den anderen Schritten stimmt, die Kommunikation mit allen Mitwirkenden funktioniert und efizient ist, dann kann hier nur einer für Probleme sorgen: Die Technik. Testen Sie also jeden Schritt vorher!

10. Evaluation

Es versteht sich von selbst, dass Sie wie bei Live-Events auch, den Erfolg Ihrer Online-Tagung mit gängigen Methoden messen sollten. Die Anzahl der Konferenzteilnehmer, die Absprungrate, die Einnahmen, Befragungsergebnisse, es gibt viele Möglichkeiten. Auch hierzu finden Sie bald einen separaten Artikel.

 

Was Sie von Hirschfeld bei der Planung und Vorbereitung Ihrer Online-Konferenz erwarten können:

1. Allgemeine fachliche Beratung zur Planung von Online-Konferenzen
2. Vermittlung eines geeigneten interaktiven Rahmenprogramms für die Online-Konferenz
3. Vermittlung erfahrener Speaker für die virtuelle Tagung
4. Vermittlung geeigneter Künstler und Show-Produktionen für Online-Konferenzen
5. Vermittlung von Locations und Streaming-Studios

Ideen für Rahmenprogramme bei Online-Konferenzen

Auch die spannendste Online-Tagung braucht einen Break. Bieten Sie Ihren Konfe- renz-Teilnehmern während der virtuellen Tagung einen Side-Kick der erfrischt und aufmuntert! Egal ob Sie ein Online-Meeting mit 10 oder eine Online-Konferenz mit 1000 Teilnehmern planen - hier finden Sie die besten Rahmenprogramme zur Planung für Ihre Online-Tagungen und Konferenzen.

FAQ: Thema Online-Tagung und virtuelles Meeting

Welchen Nutzen hat eine Online-Tagung?

In Zeiten von Lockdown und Abstandregeln liegt der Nutzen von Online-Tagungen und virtuellen Konferenzen auf der Hand: Sie gehen auf Nummer sicher, und halten Abstand, denn die Teilnehmer treffen sich nicht persönich, sondern nur virtuell! Es ist das Gebot der Stunde. Langfristig werden wir feststellen, das es weitere interessante Vorteile gibt. Diese liegen in einer Kostenersparnis für An- und Abreise sowie Übernachtungskosten, Technik-Kosten, Catering usw... die gegenüber Live-Events erheblich sein können.

Welchen Nachteil hat eine Online-Konferenz gegenüber einer Präsenzveranstaltung?

Die wichtigsten Nachteile bestehen darin, das bei einer Online-Konferenz soziale und zwischenmenschliche Aspekte unter den Teilnehmern wesentlich weniger angesprochen werden. Ein motivierendes Gemeinschaftsgefühl kann zwar auch bei einer virtuellen Konferenz entstehen, ist aber deutlich schwerer und nur mit geeigneten Interaktionstools zu planen.

Ist eine Online Tagung Arbeitszeit, auch wenn ich im Home-Office bin?

Findet das Online-Meeting während der Arbeitszeit statt, gilt diese Zeit auch als Arbeitszeit. Es besteht dann auch Anwesenheitspflicht. Rückversichern Sie sich bei Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber, wie Sie Arbeitszeiten protokollieren sollen.

Welche technischen Voraussetzungen brauche ich für ein Online Teamevent?

Online Teamevents werden virtuell über das Internet veranstaltet. Voraussetzungen sind wie bei einem Video-Meeting eine stabile Internetleitung, eine internetfähige Kamera sowie ein Mikrofon. Wenn Ihre Teams ohnehin schon im Homeoffice arbeiten, sind in der Regel bereits alle wichtigen technischen Voraussetzungen für ein Online Teamevent gegeben.

Die Event-Anbieter nutzen in der Regel die gängigen Online-Videotools wie Zoom, Microsoft Teams oder Tools anderer Anbieter wie Citrix. Für ein echtes Teamerlebnis bietet sich die Teilnahme mit Notebook oder Rechner an, da diese größere Bildschirme als ein Tablet oder Smartphone haben.

Wie viele Personen können maximal an einer Online-Konferenz teilnehmen?

Theoretisch können bis zu 1.000 Personen oder mehr an einer Online-Konferenz teilnehmen. Allerdings sollten Sie überlegen, lieber mehrere Durcjgänge mit kleineren Teilnehmerzahlen durchzuführen. Die optimale Teilnehmerzahl für Online-Tagungen hängt deshalb auch stark vom Thema und der geforderten Interaktivität ab. Je höher der interaktive Charakter Ihres Online-Events ist, desto kleiner sollten die Gruppen sein.

Wie wichtig ist ein interaktiver Break bei einer virtuellen Tagung?

Es kommt auf den Inhalt und die Länge der Tagung an. Inzwischen veranstalten unsere Kunden auch mehrtägige Online-Tagungen mit vielen Workshops, Key-Notes und Vorträgen. Hier isind mehrere lustige, unterhaltsamer und interaktiver Breaks ein absolutes must have! Ein Team-Quiz, ein Krimi-Spiel oder ein Online Escape-Game bringen Abwechslung und muntern Ihre Teilnehmer auf! Alternativ gibt es eine gemeinsame Yoga-Session oder ein Workout mit dem Weltmeister!

Was ziehe ich bei einer Online-Tagung meiner Firma an?

Wird kein bestimmter Dresscode vereinbart, sollten Teilnehmende an einem Online Firmenevent nicht im Schlabberlook teilnehmen, nur weil das Event remote im Homeoffice stattfindet. Kleiden Sie sich am besten so, wie Sie sich auch bei einem Firmenevent vor Ort kleiden würden.

Wieviel kostet ein interaktives virtuelles Rahmenprogramm bei einer Online-Tagung oder Konferenz?

Die Preise für ein einfaches Quiz ohne Moderation beginnen bei 5 € pro Person. Mit Moderation und individueller Ausarbeitung von Fragen und Antworten werden zwischen 15 und 30 € fällig. Die originellsten und besten Remote-Breaks werden direkt auf Ihr Thema oder Ihre virtuelle Tagung zugeschnitten und bewegen sich zwischen 40 und 100 € pro Person. Wenn vor der Konferenz noch der Versand von Präsenten oder Tools stattfindet, wie z.B. bei einem Tasting liegen die Preise ebenfalls zwischen 50 und 100 € pro Teilnehmer. Bei hirschfeld.de finden Sie die besten Ideen.

Wie steht es um den Datenschutz bei virtuellen Tagungen?

Für virtuelle Tagungen gelten die selben Vorschriften und gesetzlichen Grundlagen (DSGVO) wie auch bei Präsenzveranstaltungen.

Welche Tools gibt es für die Austragung einer Online-Konferenzen?

Inzwischen gibt es verschiedene Tools für jeden Anlass und für jede Größe von virtuellen Events und von Online-Konferenzen. Die bekanntesten sind: MS Teams, Zoom, meetyoo, Hopin, Google Meet u.v.a.