Die Zukunftskonferenz

Haben Sie schon alles Mögliche versucht, um Ihre Mitarbeiter für notwendige Veränderungen zu motivieren, konnten sie aber nicht so recht begeistern? Dabei wären Sie selbst offen für neue Ideen, unerwartete Vorschläge, innovative Wege? Dann laden Sie Ihre Mitarbeiter zu einer „Zukunftskonferenz“ im sog. Open Space-Verfahren ein, bei der die Teilnehmer die Experten für das Thema sind. Es gibt keine externen Referenten, sondern nur die Aufforderung, sich unter der Gesamtleitung einer Moderatorin in wechselnden Arbeitsgruppen zur Besprechung der Themen zusammenzufinden, die erst zu Beginn der Konferenz durch die Teilnehmer benannt werden. Das erst einmal scheinbar entstehende Chaos führt zu einer neuen Ordnung – und dazu, dass die Mitarbeiter aufgefordert und ermutigt werden, Verantwortung für die angesprochene Problematik zu übernehmen. Das ist die beste Motivation für die Umsetzung der Vorschläge, die als Resultate am Ende der Konferenz formuliert werden!

Ein ausführliches Vorgespräch zwischen Moderatorin und Auftraggeber ist unerlässlich zur Vorbereitung der Veranstaltung, um folgende Punkte zu klären:

- die Vorstellungen des Auftraggebers von der Zukunftskonferenz;
- die damit verbundene Erwartungshaltung;
- die Inhalte bzw. Fragen, die die Konferenz überhaupt nötig machen;
- die Benennung der angesprochenen Teilnehmer und die Einladung;
- die Voraussetzungen für eine erfolgversprechende Durchsetzung des Open Space und
- die Absprache, wie die Ergebnisse der Konferenz zielgerichtet umgesetzt werden sollen.

Ist all das geklärt, wird die Zukunftskonferenz anberaumt und dazu eingeladen. Die Gesamtleitung des auf den ersten Blick entstehenden Chaos wird vom Veranstalter übernommen; der Auftraggeber ist frei, als aktiver Teilnehmer im Open Space mitzuwirken.

Am ersten Tag benennen die Teilnehmer die Themen, die sie in Workshops über die nächsten beiden Tage bearbeiten werden. Dann initiieren sie selbst deren Start und Durchführung nach den Regeln, die ihnen anfangs als Leitfaden gegeben wurden. Am Ende des ersten Tages werden die Ergebnisse zusammengefasst und visualisiert. Am zweiten Tag wird in diesem Verfahren weitergearbeitet, bis in der Schlussphase der Konferenz die Resultate gesichtet, nach Priorität geordnet und dann Arbeitsgruppen gebildet werden, die Maßnahmen zur Umsetzung der Ergebnisse definieren (und im Nachheinein dafür auch verantwortlich sind).

Je nach Breite und Tiefe der Problematik sowie Anzahl der Teilnehmer kann die Zukunftskonferenz auch über drei Tage geplant werden.

• Besprechung der Inhalte und der Formulierung des Einladungsschreibens und Benennung des anzusprechenden Personenkreises
• Optional: Begleitung in der Umsetzungsphase
• Ausführliches Vorgespräch
• Durchführung und Gesamtleitung der Zukunftskonferenz mit allen Vorbereitungen am Veranstaltungsort
• Aufzeichnung der Ergebnisberichte