Betriebsausflug – Alles für die Planung gemeinsamer Mitarbeitererlebnisse

Ein Betriebsausflug ist ein Firmenevent, das allen Mitarbeitern offensteht, deren Teilnahme freiwillig ist und das finanziell vom Arbeitgeber gefördert oder vollständig übernommen wird. Der Betriebsausflug oder auch Firmenausflug hat meist einen touristischen Hintergrund und wird überwiegend als eintägige Veranstaltung angeboten. Das Ziel besteht in der Schaffung eines positiven Betriebsklimas, der Förderung von Teamgeist, der Mitarbeiter-Bindung und weiteren sozialen Aspekten. Der Betriebsausflug ist vom Arbeitgeber bis zu einer definierten Freigrenze als Betriebsausgabe absetzbar.

Die Wahl des richtigen Termins ist für eine hohe Teilnehmerzahl an Ihrem Event wichtig. Bei Ihrer Eventplanung sollten Sie Brückentage oder Termine während der Ferienzeit vermeiden. Auch in Ihren Arbeitsalltag muss der Termin integrierbar sein. Die meisten Firmen planen den Betriebsausflug im Mai, Juni oder im September. So haben Sie eine größere Auswahl an Ideen und Vorschlägen für den Firmenausflug.

In der Regel rechnen Sie mit einer Teilnehmerzahl von ca. 70 % des eingeladenen Teilnehmerkeises. Allerdings kann die Zahl in Abhängigkeit von Betriebsklima, Terminwahl und auch vom Thema des Ausfluges abweichen. Bei einem Tagesausflug haben Sie meistens mehr Teilnehmer als bei einem Betriebsausflug mit Übernachtung. Hier wiederum kommt es auch sehr auf die Attraktivität des Reisezieles an. Bei einer all inklusive Einladung zum Betriebsausflug in ein außergewöhnliches Reiseziel, zum Beispiel nach Dubai, sind die Absagen geringer, als bei einer Einladung in die Pizzeria um die Ecke.

Die Einladung zum Betriebsausflug ist fällig und Sie überlegen, wer alles mitfahren soll? Prinzipiell sollten Sie bedenken, dass die Teilnahme am Ausflug freiwillig ist. Hinzu kommt, dass einige Mitarbeiter oder Kollegen Betriebsveranstaltungen ohnehin skeptisch gegenüber stehen. Sie sollten deshalb neben einer überzeugenden Idee stets auch eine gute Form für die Einladung finden. Vergessen Sie nicht auch freie Mitarbeiter einzuladen, ehemalige Mitarbeiter hegen meistens auch den Wunsch, mit dabei sein zu dürfen. Ob Sie auch Kunden und Geschäftspartner einladen, hängt ganz von Ihrem Marketing-Konzept ab. Und natürlich vom Budget.

Für die Planung der Kosten kommt es auf die Inhalte an. Ein gehobenes Dinner kann mehr kosten als ein Betriebsausflug mit Übernachtung. Bei den meisten Anbietern finden Sie Programme, die sich überwiegend im Rahmen der steuerlichen Freigrenze von 110,00 € halten. Planen Sie das Event ohne Essen, also nur eine einfache Aktivität, so können Sie mit einem Budget von 50 € pro Teilnehmer schon etwas anfangen. Für Ausflüge mit Übernachtung finden Sie gerade bei hirschfeld.de eine Vielzahl von interessanten Reiseangeboten auch im günstigen Segment. Wer etwas mehr Budget hat, bekommt bei Eventagenturen einen erstklassigen Service. Hier starten die Budgets bei 500,00 € pro Person und sind nach oben offen.

Der Betriebsausflug oder Firmenausflug wird meistens direkt von der Belegschaft selbst organisiert. Oftmals erklären sich Mitarbeiter bereit, die Recherche, Planung und Vorbereitung zu übernehmen. Gelegentlich ist es auch Aufgabe des Betriebsrates. Wird der Firmenausflug in kleineren Einheiten vorgenommen, so übernehmen oftmals die Projektkleiter, Teamleiter oder Assistenten der Geschäftsführung diese Aufgabe. In großen Firmen mit eigenem Eventmanagement liegt es oft in deren Hand, einen gelungenen Ausflug zu kreieren. Alle genannten Personenkreise greifen gern auf die Beauftragung von kleineren Eventagenturen zurück. Diese bieten zunehmend ganze rundum-sorglos-Pakete an, mittels derer der Ausflug ähnlich wie eine Pauschalreise gebucht werden kann.

Hier gibt es unterschiedliche Ansätze. Oftmals stehen bei der Belegschaft Ausflüge ohne Übernachtung höher im Kurs, da die wertvolle Freizeit dann doch lieber bei der Familie verbracht wird. In kleineren Teams oder auch in turnusmäßigen Abständen können auch Betriebsausflüge mit Übernachtung sinnvoll sein, wenn es das Budget hergibt. Bei der Planung sollten Sie unbedingt die Überlegung einbeziehen, ob Sie den Teilnehmern eine Übernachtung im Doppelzimmer zumuten wollen, oder ob Einzelzimmer zwingend angesagt sind. Die Preisunterschiede in den Hotels sind bei einer Übernachtung ganz erheblich.

Der Betriebsausflug gilt prinzipiell als Arbeitszeit. Die Zeit muss von den Mitarbeitern nicht nachgearbeitet werden und jeder bekommt auch seinen reguläres Gehalt oder Lohn. Das hat allerdings zur Folge, dass ein Arbeitnehmer, der krank ist, sich auch ordnungsgemäß krank melden muss, selbst wenn an diesem Tag der Betriebsausflug stattfindet. Die Teilnahme ist prinzipiell nicht verpflichtend. Das bedeutet aber im Umkehrschluss, das diejenigen Arbeitnehmer, die nicht teilnehmen wollen, während der Zeit des Ausfluges arbeiten müssen.