Was beinhaltet das am 1. Juli 2018 in Kraft getretene neue Pauschalreiserecht für Ihre Event-Planung?

Nach der DSGVO hat uns der Gesetzgeber in diesem Jahr ein weiteres Geschenk gemacht, über das die Expertenmeinungen weit auseinander gehen. Während die einen eine deutliche Verbesserung der rechtlichen Positionen von Veranstaltern und Kunden sehen, können andere nicht erkennen, dass die neue Pauschalreiserichtlinie für den Reisenden etwas verbessert. Sie lesen deshalb hier auch nur unsere persönliche Interpretation. Diese dient als grobe Orientierungshilfe, die keinesfalls eine Rechtsberatung durch Ihren Anwalt ersetzen kann!

Warum das neue Pauschalreiserecht auch für Firmenkunden bei Incentives, Betriebsausflügen und Teambuildings eine wichtige Rolle spielen kann!

INCENTIVE-REISEN

Eine klassische Incentive-Reise ist in jedem Fall eine Summe verschiedener Einzelleistungen, die zu einem tollen Erlebnis für die Gäste führt, aber auch zu einem warmen Regen für Finanzämter oder Rechtsanwälte, die es darauf anlegen.

Als Auftraggeber sollten Sie immer klären, wer im Rechtsverhältnis der Reiseveranstalter ist.

Sie sind selbst Veranstalter

Immer dann, wenn Ihre Agentur einzelne Leistungen an Sie vermittelt bzw. in Ihrem Auftragt einkauft und jede Leistung auch einzeln abrechnet, evtl. sogar direkt zwischen Ihnen und dem jeweiligen Leistungserbringer vor Ort, könnte es sein, dass Sie als Auftraggeber Ihren Gästen gegenüber in die Rolle des Reiseveranstalters fallen. Das ist deshalb wichtig, weil Sie als Reiseveranstalter gegenüber den Reisenden andere Pflichten haben. Diese haben sich mit der neuen Pauschalreiserichtlinie durchaus verschärft. Ihr Anwalt hilft hier sicherlich gerne weiter. Da das auftraggebende Unternehmen in diesem Fall gleichzeitig der zahlende Kunde ist (Sie selbst), wird es kompliziert. Immerhin können Sie nicht an sich selbst einen Sicherungsschein nach § 651 BGB aushändigen, wozu jedes als Veranstalter identifizierte Unternehmen allerdings verpflichtet ist. Andere Pflichten gegenüber den Reisenden, wie die Pflicht zur Beistandsleistung, Rückführung vom Reiseziel usw. bleiben indes bestehen.

Ihre Agentur ist Veranstalter

Neu ist, dass Ihre Agentur auch dann zum Reiseveranstalter inklusive aller Pflichten wird, wenn sie einzelne Leistungen an Sie vermittelt, diese aber in Summe berechnet und dabei vergisst, Ihnen ein paar notwendige Formblätter und Belehrungen auszuhändigen. Zumindest könnte dann der Fall eines Vermittlers sogenannter „verbundener Reiseleistungen“ vorliegen. Etwas eindeutiger ist die Sache immer dann, wenn Sie bei der Planung der Incentive-Reise Ihre individuellen Wünsche direkt in ein Paket-Angebot der Agentur einfließen lassen. Diese bietet dann ein zwar individuell auf Sie zugeschnittenes, aber doch rechtlich als Pauschalreise anzusehendes Paket an. In diesem Fall sollten Sie darauf achten, dass Ihrer Eventagentur das überhaupt bewusst ist, und das sie außerdem die gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitsleistung für Ihre Anzahlungen erbingt (Insolvenzversicherung nach § 651 BGB sowie Haftpflichtversicherung). Fühlt sich Ihre Agentur als Reiseveranstalter wohl, bietet Ihnen ein Gesamt-Paket an und außerdem noch einen Sicherungsschein, haben Sie als Kunde jede Menge Vorteile. Sie haben auch für Ihre gesamte Incentive-Reise ähnliche Rechte wie jeder Urlauber und können diese auch noch bis zu 24 Monaten (vorher 1 Monat) nach der Reise geltend machen.

Das neue Reiserecht regelt jetzt, dass auch Unternehmer, z.B. bei Geschäftsreisen oder Incentive-Reisen, unter das Pauschalreiserecht fallen. Voraussetzung ist allerdings, dass es keinen Rahmenvertrag für eine Vielzahl von Reisen gibt.

BETRIEBSAUSFLÜGE

Im Prinzip gelten die Neuerungen auch für Betriebsausflüge, Teambuildings und Gruppenreisen. Allerdings hat der Gesetzgeber die Anwendbarkeit des Reiserechts für Events unter 24 Stunden Dauer und einem Preis von unter 500 € pro Person ausdrücklich ausgeschlossen. Damit fallen die meisten Teambuildings, Betriebsausflüge und Rahmenprogramme, aber auch kleinere Incentives – also alles ohne Übernachtung und weniger als 500 € pro Person – nicht unter das Reiserecht.

FAZIT

Schaffen Sie Klarheit, wer der Veranstalter ist: Sie als Auftraggeber, Ihre Agentur oder wer auch immer? Einer muss es sein!

Fragen Sie Ihren Anbieter, ob er das komplette Spektrum des Reiseveranstalters abdecken kann und will!

Die Abrechnung aller einzelnen Leistungen nach § 3a UstG birgt viele Gefahren und ist extrem anstrengend für alle Beteiligten. Fragen Sie Ihre Agentur, ob Sie nicht zumindest bei Reisen ins EU-Ausland und erst recht in Drittstaaten eine Abrechnung nach § 25 UstG und somit in Form eines Pauschalpreises vornehmen kann. Dies bedingt allerdings zwingend, dass Ihre Agentur die Rolle des Reiseveranstalters einnimmt.

Hirschfeld bietet seit langem als Reiseveranstalter mit allen Rechten und Pflichten individuell ausgestaltete, aber als Pauschalreise vertraglich festgelegte Pakete an. Das zahlt sich nun aus, denn unsere Insolvenzversicherung, unsere Haftpflichversicherung und unser Selbstverständnis als Reiseveranstalter bieten Ihnen viele Vorteile. Ein klares Verhältnis ist nur einer davon. Darüber hinaus nutzen wir auch die Möglichkeit der steuerlichen Abrechnung als Pauschalveranstalter nach § 25 UStG, was auch für unsere Auftraggeber erhebliche Vereinfachungen mit sich bringt.

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